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Gestion de tâches

Gestion de tâches avec les cartes mentales

Les cartes mentales vous aident à tout garder au même endroit de manière organisée: objectifs, dates d'échéance, horaires et lieux. Avec les cartes mentales Mindomo, vous pouvez suivre vos tâches et organiser vos listes de tâches.

Ajouter des tâches sur la carte mentale

Utilisez les clés TAB et ENTER pour ajouter des sujets et sujets secondaires que vous voulez transformer en tâches et sous-tâches.

Cliquez sur le menu contextuel d'un sujet (1), choisissez Outils (2) et cochez l'option Changer en tâche (3). Le sujet devient une tâche et peut être divisée en sous-tâches assignables plus petites.

Les tâches et les sous-tâches sont organisées de manière hiérarchique, ce qui vous donne un aperçu clair de toutes les tâches et de leur priorité.

Si l'option Changer en tâche est cochée dans le sujet principal, tous les nouveaux sujets secondaires en hériteront et deviendront des sous-tâches. Vous pouvez toujours supprimer la coche pour que les sujets secondaires nouvellement ajoutés ne se transforment pas en sous-tâches (4). Une branche peut avoir des tâches et des sujets en même temps.

Affecter des tâches et établir la date d’échéance

Pour assigner une tâche, allez dans le menu contextuel d'un sujet tâche (1) et cliquez sur l'option Ajouter des participants (2). Vous serez redirigé vers la page de Partage sur laquelle vous entrez les adresses électroniques des collaborateurs que vous souhaitez inviter.

Vous pouvez également définir une échéance pour vos tâches à partir du menu contextuel (3). Dès que le destinataire et la date limite sont définis, un message électronique est automatiquement envoyé à la personne qui effectue la tâche. Lorsque les tâches sont terminées ou actualisées, tous les collaborateurs de la carte mentale reçoivent des notifications par email.

Toutes les activités détaillées d'une tâche sont disponibles dans le panneau Commentaires, où vous pouvez ajouter des directives ou des commentaires sur le processus d'achèvement de la tâche. S'il y a beaucoup de commentaires, seul le plus récent sera affiché, ce qui laissera les anciens commentaires réduits.

Si vous souhaitez hiérarchiser une tâche ou obtenir son approbation, utilisez l'option Voter, qui peut être facilement cochée ou décochée. Le vote apparaîtra dans la carte mentale comme une icône à côté de la tâche.

Définissez la priorité d’une tâche et surveillez son achèvement et sa durée du menu contextuel de chaque sujet tâche (4).

Info

L’option d’ajouter de gens et d’établir l’échéance peut être trouvée dans le panneau Commentaires de chaque tâche.

Aperçu des tâches complétées

Les tâches terminées sont regroupées sous une icône de liste de contrôle. Cette icône vous indique le nombre total de tâches. En cliquant dessus, vous pouvez accéder à chaque tâche séparément. Vous pouvez ouvrir n'importe quelle tâche à nouveau en cliquant dessus et en enlevant la coche.

Histoire des changements

Soyez au courant des derniers changements dans votre carte mentale: qui a fait quoi et la date exacte. Dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez Outils, puis choisissez Chronologie des modifications de la carte.

Une liste complète des modifications est accessible si vous choisissez Outils dans le menu contextuel d'une tâche et allez à Voir les modifications. Cela vous permettra de voir toutes les modifications apportées sur la carte mentale, en termes de style et de contenu de la tâche. Vous pouvez trier les modifications par nom ou par date pour une vue d'ensemble plus claire.

Joindre des fichiers et ressources

Joignez des fichiers en naviguant sur votre ordinateur, Google Drive ou Dropbox, ou en les faisant glisser et les déposer sur la tâche. Vous les trouverez tous sous l'icône des pièces jointes.

Réduisez ou développez la vue de votre projet en utilisant les icônes “+” et “-” sur les lignes de tâches.

Avec l'option descendre dans la hiérarchie, vous pouvez vous concentrer sur une liste de tâches spécifique et masquer le reste du projet, vous laissant ainsi concentré sur les tâches de cette liste. Choisissez Outils dans le menu contextuel de la tâche et cliquez sur Descendre dans la hiérarchie (ou raccourci F6). Faites de même pour revenir à la carte mentale originale.

Notifications de tâche

Les notifications par email sont envoyées automatiquement et instantanément dans diverses situations:

  • quand vous affectez une tâche à quelqu’un

  • quand une tâche commence
  • quand l’échéance est établie
  • quand la tâche est attendue ou en retard
  • quand la tâche est complétée ou rouverte

Les notifications de toutes les tâches dues ou configurées pour démarrer le jour en cours ou le jour suivant sont envoyées une fois par jour, le matin.

Les notifications de toutes les tâches dues ou en retard de la semaine en cours sont envoyées une fois par semaine, le lundi matin.

Lorsque de nouveaux commentaires sont ajoutés à la tâche, vous pouvez choisir qui va recevoir la notification et taper les adresses d’email des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager les commentaires.

Tout ce que vous avez à faire est de créer une tâche et de la partager par email avec les membres de votre équipe. Mindomo utilisera les emails que vous avez ajoutés pour envoyer des notifications.

Rechercher et filtrer des tâches

Vous pouvez voir les tâches qui sont affectées à vous ou à quelqu'un d'autre avec les options de recherche ou de filtrage.

Avec l'option de recherche, la carte mentale apparaît floue et tous les résultats de la recherche seront surlignés en jaune.

Filtrer par affecté pour voir à qui la tâche a été désignée ou par date d'échéance pour voir les tâches en retard et à venir.

Vous pouvez également filtrer par symboles ou hashtags (#) s'ils s'affichent dans les tâches de la rubrique. Si vous filtrez par hashtags, les résultats vous montreront les sujets qui les contiennent et tous les sujets secondaires liés à la tâche, même s'ils ne contiennent pas d’hashtags.